Tomek W obecnym świecie biznesu, gdzie podaż zdecydowanie przerasta popyt, coraz więcej czasu przeznaczamy na to, aby się wyróżnić. Przecież teraz założyć firmę może każdy, a żeby tytułować się specjalistą w marketingu, często niepotrzebne są żadne studia, czy nawet kurs. Wystarczy przeświadczenie „że się wie”. Zdobycie klienta to jedno, a dobra obsługa, nie wspominam już o długotrwałej współpracy, to kompletnie inna rzecz. Z poprzedniego artykułu wiesz już, w jakim czasie powinieneś odpisywać na maile swoich klientów. Dzisiaj przybliżymy Wam, jakie są według nas 3 kroki dobrej współpracy B2B.
Krok 1 — informuj na bieżąco
Mówi się, że brak wiadomości to dobra wiadomość. Jednak w biznesie ta zasada kompletnie się nie sprawdza. Każdy lubi być informowany na bieżąco. Faktem jest to, że żyjemy w świecie przesyconym informacjami. W ciągu dwóch dni produkujemy tyle danych co od czasu wynalezienia pisma (a przypominamy, że było to 6000 lat temu). Już w 2015 roku każdego dnia do sieci trafiało prawie 300 mld maili. Pomimo tego trzeba pamiętać, że są rzeczy ważne i ważniejsze.
Nie sposób współpracować z firmą, która coś robi, ale tak naprawdę nie wiemy co. Nawet jeśli wszystko idzie dobrze i planowo to lubimy o tym wiedzieć. Albo, chociaż dostać o tym informację. Dla naszego mózgu nie jest przecież najistotniejsze to, że przeczytamy dokładnie raport analizujący wyniki. Wystarczy nam zaledwie zobaczyć mail o tytule „analiza wyników za pierwszy miesiąc” ze zdaniem rozpoczynającym się „jest dobrze…”. Informowanie na bieżąco jest też niezwykle ważne przy projektach, które są rozłożone w czasie. Prościej nam przecież uwierzyć, że za dwa dni dostaniemy projekt, o który prosiliśmy niż żyć w nadziei, że to, co ma być gotowe za miesiąc, rzeczywiście będzie. Wszyscy jesteśmy przecież tylko ludźmi i normalne jest to, że czasami po prostu zapomnimy. Pamiętaj jednak o tym, że jeśli w tym układzie jesteś po stronie usługodawcy to na Tobie leży odpowiedzialność pamiętania oraz informowania.
Krok 2 — dotrzymuj słowa
Skoro już wiesz, aby informować, to teraz przechodzimy do kolejnego kroku dobrej współpracy B2B. Dotrzymywanie słowa. Jeśli wydaje się to dla Ciebie oczywiste to bardzo dobry znak. Prawda jest taka, że każdego dnia to „trenujesz”. Zastanów się, ile razy w ciągu doby komuś coś obiecujesz. Kupię mleko, gdy będę wracać z pracy, oddzwonię do Ciebie w wolnej chwili, wyniosę śmieci wieczorem. A teraz zastanów się, ile z tych rzecz faktycznie robisz? Jeśli zauważasz, że problemy pojawiają się już w życiu codziennym to jaką masz pewność, że w biznesie ich nie będzie. Przecież nasz biznes jest niczym innym jak zawodowym odbiciem nas samych. Cały biznes B2B opiera się na „zapewnieniach”. Sekcja usługowa bez zaufania i dotrzymywania słowa by nie funkcjonowała. Nie ma nic gorszego niż słowa rzucone na wiatr. Niezależnie od tego czy odnoszą się one do drobnostki, czy poważnej rzeczy.
Jeśli przedstawiciel firmy w pierwszym kontakcie ze mną, jako nowym klientem mówi „oddzwonię jutro”, a potem przez tydzień nie mam telefonu, to jak to świadczy o ewentualnej dalszej współpracy? Chcesz dawać szanse i zaufać firmie, która cię zawodzi i rozczarowuje już przy pierwszym kontakcie? A chodzi tylko o „głupi telefon”. Przecież nikt cię nie oszukał czy nie okradł – możesz pomyśleć. I tu tkwi cały problem. Problemem nie jest telefon. Tylko fakt niedotrzymania słowa. Istnieje jednak prosta metoda, aby zaradzić większości problemów z tego podpunktu… brzmi ona — informuj na bieżąco. Tak zgadza się. Zasada z punktu pierwszego jest najlepszym rozwiązaniem jeśli w punkcie drugim się potkniesz.
Krok 3 – Płać w terminie
Dochodzimy do trzeciego i ostatniego kroku dobrej współpracy B2B. Płacenie w terminie. Coś, co powinno być normalne, ale z niewiadomych dla mnie przyczyn jest ciągle tak dużym problemem.
Ze wszystkich informacji o tym, że księgowa jest właśnie na zwolnieniu, że akurat moja faktura się zapodziała w dziale płatności, a przelew przecież już powinien wyjść, mógłby napisać potężną książkę.
Straszne jest to, ile czasu traci się na bezsensowne telefony o opłacenie faktury, bo jest już po terminie. Nie poruszam już nawet słuchania stale takich samych wymówek. Prawda jest taka, że wszyscy doskonale wiemy, że nie ma żadnej księgowej na zwolnieniu, a żadna faktura się nie zapodziała. Dwie firmy, w których pracują dorośli ludzie, opowiadają sobie bajki o tym, że akurat to ja miałem pecha. Ewentualnie jest jeszcze druga linia obrony. Mnie też ktoś nie zapłacił. Tylko wiecie co… mnie to nie powinno interesować. Bo idąc takim tokiem rozumowania, zaraz wszyscy przestaniemy sobie płacić, bo przecież każdy z nas ma klienta, który mu czegoś nie zapłacił.
Może taką bezkarność czujemy przez odroczony termin płatności. To on dał nam poczucie przyzwolenia do tego, aby nie płacić. Przecież skoro możesz poczekać 7 dni na płatność, to jak poczekasz 21 dni to też się nic nie stanie. Prawda jest taka, że im dłuższy termin płatności, tym bardziej rozleniwiasz drugą stronę.
Droga faktury w przeciętnej firmie
W przeciętnej firmie, która zatrudnia mniej niż 100 pracowników, czas potrzebny na opłacenie faktury nie powinien być dłuższy niż 3 dni. Zastanówmy się, jak może wyglądać droga obiegu takiego dokumentu.
- W pierwszym dniu pracownik X dostaje fakturę do opłacenia.
- Przekazuje ją do swojego przełożonego w celu autoryzacji.
- Dokument trafia do działu księgowości.
- Stamtąd komplet faktur za cały dzień idzie do Dyrektora Finansowego.
Powyższe czynności mogą się wydarzyć nawet w jeden dzień. Dodajmy jeden statystyczny dzień zwłoki.
- Trzeciego dnia Dyrektor Finansowy przekazuje dokumenty do działu płatności.
- Z reguły przelewy wykonywane są 2 razy w ciągu dnia (przed ostatnią sesją wychodzącą).
- W ten sposób trzeciego dnia ostatnią sesją przychodzącą powinieneś otrzymać swoje pieniądze.
Jeśli w Twojej firmie droga, którą przemierza faktura, nie jest aż tak długa, a nie potrafisz wyrobić się, aby w 3 dni zapłacić, to znaczy, że ty lub Twój pracownik nie traktuje tematu opłacania faktur poważnie. Jeśli zawinił pracownik, to może świadczyć o tym, że ty też tak podchodzisz do tematu albo dajesz na niego ciche przyzwolenie.
Wyobraźmy sobie podobną sytuację w życiu prywatnym. Idziesz do popularnego dyskontu spożywczego. Robisz zakupy na cały tydzień do domu. Podchodzisz do kasy, a Pani kasjerka wszystko kasuje i podaje Ci kwotę, która wyszła. Ty na to mówisz, że zapłacisz za 14 dni. Mimo że taki scenariusz wydaje się dziwny i niecodzienny to przeanalizujmy go dalej. Załóżmy, że Pani kasjerka odpowiada Ci, że nie ma problemu. Wracasz do domu i rozpakowujesz zakupy. Pewnie zaraz weźmiesz się za zrobienie obiadu, posprzątasz w domu, wyjdziesz z psem i… i zapominasz w tym samym dniu zapłacić fakturę. A skoro jeden dzień nie zapłaciłem, to równie dobrze mogę poczekać kolejny i kolejny dzień. W ten sposób sam siebie usprawiedliwiasz przed niepłaceniem.
Jak to zmienić?
Płać w terminie. Serio. Nie wiem co więcej mogę doradzić. Płacenie od razu po otrzymaniu faktury powinno wejść nam wszystkim w nawyk. Otrzymujesz fakturę, kierujesz ją do osoby odpowiedzialnej za płatność, uzupełniasz dane do przelewu i… nie uwierzysz. JUŻ. Przelew poszedł. Realnie powinno to zająć maksymalnie 24 godziny. Jeśli otrzymasz przelew od kontrahenta później, to może znaczyć, że nie podchodzi on tak samo poważnie do tematu płatności jak ty.
Jeśli zalegasz komuś z płatnością dłużej niż 14 dni (po terminie płatności), to naszym zdaniem powinieneś automatycznie trafiać na publiczną czarną listę firm. Po opłaceniu zaległych faktur byłbyś na niej jeszcze przez 3 miesiące. Jeśli w ciągu tego czasu nie będziesz miał zaległości z płatnościami, to byłbyś z niej wykreślany. Może to byłby dobry sposób na to, aby nauczyć firmy i ludzi za nimi stojących, że opłacenie faktury za wykonaną usługę lub za nabyty towar to podstawowa rzecz.
Bez tego sami zrujnujemy ten rynek i kompletnie stracimy do siebie resztki jakiegokolwiek zaufania. A bez zaufania nie ma mowy o budowaniu dobrej relacji biznesowej.
Pierwotnie miałem ten artykuł zakończyć konkluzją, że jeśli nie masz możliwości opłacenia w terminie faktury, to patrz punkt pierwszy, czyli informuj na bieżąco. Ale wiecie co… to znowu byłoby tylko danie ludziom przyzwolenia do niepłacenia.
